Modelo de gestión de Temporada Alta

Con esta sección, abierta en 2015 y actualizada cada año, pretendemos responder a una serie de preguntas generales sobre el Festival con la voluntad de acercarnos aún más a los ciudadanos. Mantenemos el firme compromiso, asumido desde los inicios, de transparencia y presentación de cuentas con relación a uno de los eventos culturales más notables del país.

El nacimiento y las bases

Nacimos de la mano de Bitò en 1992 y, desde un primer momento, contamos con la colaboración del Ajuntament de Girona. En aquella primera edición presentamos 4 obras, en 20 funciones, a lo largo de 26 días. El presupuesto inicial no llegaba a los 46.270 €. Actualmente somos una realidad plenamente consolidada, con una programación y un presupuesto global que multiplican con creces aquellas cifras iniciales.
A lo largo de todos estos años hemos fortalecido los vínculos con el Ajuntament de Girona, la Generalitat de Catalunya, la Diputació de Girona, el Ajuntament de Salt,  el INAEM y la CEE. El apoyo de estos organismos e instituciones resulta indispensable para poder entender las razones del crecimiento de Temporada Alta. De hecho, la colaboración entre el mundo privado y el público ha hecho posible nuestra consolidación. Nacimos de una iniciativa privada, aunque cubrimos una demanda de interés público y perseguimos el beneficio de la cultura de nuestro país.
Desde el primer momento hemos tenido una evolución ascendente, tanto desde un punto de vista cuantitativo como cualitativo: hoy somos considerados por la crítica y los profesionales del sector como el festival de teatro más importante del Estado, junto con el Festival Grec, y uno de los festivales más valorados de la escena europea. De hecho, el barómetro anual de la cultura, elaborado por la Fundación Contemporánea y encargado por el Ministerio de Cultura, nos situó como el octavo evento cultural más destacado en 2017 en España (junto con Caixaforum), el tercero en Catalunya y el más relevante de las artes escénicas a nivel estatal.
Somos esencialmente el marco de exhibición de muchas obras en el ámbito de las artes escénicas, pero nos hemos convertido también en un marco de creación artística, creación de redes de intercambio y fomento de la producción. Somos un festival dirigido, producido y gestionado por Bitò, una entidad mercantil de carácter privado, que se responsabiliza de la dirección artística, la producción y la técnica, comercial, financiera y administrativa. Bitò destina a Temporada Alta los recursos materiales y humanos necesarios para su realización y buen funcionamiento.

Las claves del éxito

Basamos la programación en unos ejes básicos:
• Somos la puerta de entrada en Catalunya de los mejores espectáculos de la escena internacional.
• Ejercemos de motor de la escena catalana, potenciando la creación de nuevas producciones que circularán por teatros catalanes y de otros lugares durante la temporada.
• Somos un espacio de innovación y apoyo a la autoría catalana.
• Hacemos de puente entre la escena catalana y la escena internacional.
• Nos hemos convertido en un punto de encuentro entre el teatro iberoamericano y el teatro europeo.
 Con estas líneas motrices diseñamos una programación dirigida a todo tipo de público, desde las personas menos acostumbradas al teatro hasta las más expertas o profesionales del sector. Una programación abierta y con una amplia variedad de géneros y lenguajes artísticos.
Basamos el éxito en la conjunción de una serie de factores que justifican y explican nuestro crecimiento sostenido: el arraigo al territorio; la capacidad de innovar año tras año; la creación de redes de intercambio entre creadores catalanes y de otros países; el fomento de la colaboración entre profesionales nacionales e internacionales mediante coproducciones; la apertura de un punto de encuentro entre el teatro europeo e iberoamericano; el impulso de producciones propias; la incorporación de nuevas disciplinas como la música, el circo, el cine o la danza; el diseño de una programación internacional de primer nivel; el compromiso con una forma de hacer arraigada en el territorio que se proyecta hacia el mundo; la apuesta por proyectos escénicos de carácter social e integrador; la capacidad, responsabilidad e implicación de un gran número de personas; la complicidad de cientos de pequeños proveedores; la apuesta decidida de las diferentes administraciones para convertirnos en un festival de referencia; el rigor en la gestión económica; la capacidad de levantar vías alternativas de financiación y la búsqueda de recursos privados por parte de Bitò; y finalmente la complicidad con el público y los profesionales del país.

La evolución

Iniciamos nuestro periplo en 1992 con el objetivo de aumentar la presencia del teatro en Girona. El primer salto cualitativo se produce en 1996 cuando, más allá de la apuesta por la producción local, adoptamos también una clara orientación internacional. A partir del año 2001 ampliamos los lenguajes artísticos y nos abrimos a disciplinas como la danza, la música y el circo. También empezamos a colaborar con compañías, productoras y teatros públicos de otros ámbitos geográficos, asumiendo los gastos de arranque de espectáculos que estrenaremos durante el Festival y que posteriormente se exhibirán en otros lugares.
En 2006 la Generalitat de Catalunya apuesta por Temporada Alta y nos convierte en el Festival de Otoño de Catalunya. El año siguiente empezamos a contar con el apoyo del Ministerio de Cultura. Entre los años 2007 y 2012 Temporada Alta y El Canal-Centre d’Arts Escèniques de Salt / Girona trabajamos conjuntamente en la producción de espectáculos, muchos de los cuales estrenamos durante el Festival. Se trata de un modelo innovador que más tarde utilizará el Festival de Avignon para articular su colaboración con producciones y coproducciones, creando La FábricA ​​en 2013. El cese de actividad de El Canal-Centre d’Arts Escèniques hace que, a partir de 2013, tengamos que asumir como propias las tareas de producción y coproducción de espectáculos.
Para los próximos años queremos consolidarnos a nivel artístico como un festival de referencia internacional y, al mismo tiempo, queremos ser un motor de la escena catalana, impulsando un ecosistema que facilite la presencia de cada vez más creadores catalanes e internacionales en el área de Girona y potenciando la creación local contemporánea.
En Temporada Alta queremos seguir mejorando la relación con los ciudadanos y esto se puede hacer de muchas maneras: teniendo en cuenta la opinión de la ciudadanía en la configuración de la programación; intentando encontrar vías para que nadie quede fuera por cuestiones económicas, de formación o de procedencia; e incorporando la voz del ciudadano en la orientación estratégica del Festival a través de la Fundació La Ciutat Invisible.

La organización

Nos organizamos en nueve áreas de trabajo: dirección artística, producción, comunicación, marketing, tiqueting, técnica, patrocinio y mecenazgo, administración y finalmente gerencia, que es quien tiene la responsabilidad de coordinación global. Cada una de las áreas tiene un responsable, que es quien coordina la plantilla de trabajadores, los voluntarios y las personas en prácticas. Los jefes de todas las áreas se reúnen semanalmente con la dirección para coordinar la totalidad del Festival.
La sociedad Bitò asume íntegramente el riesgo económico del Festival y es quien tiene que asumir también las pérdidas que se puedan generar, tanto si son debidas a una mala planificación artística, a una mala gestión económica u otros factores que se escapan de la posibilidad de control por parte de Bitò. Un Festival con mucha programación internacional, muchos estrenos y mucha creación contemporánea supone un nivel de riesgo considerable, tanto por la incertidumbre en la aceptación de los espectáculos por parte del público y en los ingresos de taquilla, como por las circunstancias económicas del momento y la continuidad de los patrocinadores.

El rol en la producción de espectáculos

La mayoría de grandes festivales no sólo exhiben espectáculos, sino que también ayudan a la producción de obras nuevas. Desde los inicios hemos tratado de ayudar, a veces modestamente, algunas producciones, haciéndonos cargo de los gastos del espacio de ensayo, de la estancia durante el Festival y durante la última semana de producción. Desde hace unos años, sin embargo, y como consecuencia del cese de la actividad de El Canal, hemos asumido el rol de motor escénico con producciones y coproducciones propias.
Cuando impulsamos una de estas producciones propias, a veces en colaboración con otros agentes, asumimos plenamente la gestión. La producción de estos espectáculos cuenta con financiación pública y, como es lógico, presentamos la relación de cuentas tanto de la producción como de la exhibición, siguiendo los requerimientos de la administración. Cuando alguno de estos espectáculos se ha continuado exhibiendo más allá del Festival (como puede ser el caso de Terra Baixa i Lluís Homar en la edición de 2015), y a pesar de no tener ninguna obligación legal, el espectáculo se ha continuado auditando. 
Otro capítulo son las coproducciones, iniciativas en las que participamos, pero no gestionamos. La gestión recae en una compañía, un teatro o una productora externa. En estos casos el Festival aporta una ayuda económica a fondo perdido a la producción a cambio del compromiso de estrenar en el Festival. En las coproducciones son las compañías las que asumen los riesgos y Bitò no tiene nada que ver. Con las coproducciones no se suelen obtener beneficios económicos porque no se trata de espectáculos de orientación comercial, sino de teatro de arte, de creación contemporánea. El objetivo de estas coproducciones es ayudar a la creación escénica catalana para que pueda investigar, encontrar nuevos caminos, tener mayor visibilidad dentro y fuera de nuestro país y, al mismo tiempo, generar puestos de trabajo y servir de plataforma a los talentos emergentes. Se trata, por decirlo sin rodeos y en términos coloquiales, de una inversión cultural.

La financiación

Los recursos económicos proceden básicamente de la venta de entradas, los patrocinadores o mecenas, y las administraciones públicas.
En las últimas ediciones la venta de entradas ha supuesto entre el 22% y el 30% de los ingresos totales. El patrocinio y mecenazgo entre el 20 y el 25%. Y las aportaciones de la administración entre el 47% y el 49%. La financiación privada y la financiación pública están, pues, prácticamente equilibradas al 50%, pero en los últimos años los fondos propios han superado los públicos. 
En el sistema europeo continental, fuera por lo tanto del mundo anglosajón, no es posible la subsistencia de un festival escénico del nivel y las características de Temporada Alta sin un fuerte apoyo público. Con todo, en Temporada Alta estamos en la banda baja de la aportación pública si lo comparamos con otros grandes festivales europeos. Cabe destacar que los cinco principales festivales de artes escénicas de Europa (Festival de Aviñón, Kunstenfestivaldesarts de Bruselas, Festwochen de Viena, RomaEuropa Festival y Grec Festival) disponen de una financiación pública superior al 50% (oscila entre el 52% de Aviñón y el 75% de Viena).
El modelo ideal en el que nos reflejamos es el propuesto por Jacques Lang, según el cual se debería aspirar a que los costes de un festival nacional se cubrieran en un 33% con la venta de entradas, un 33% con el patrocinio privado y un 33% con los fondos públicos. Una de las fortalezas de Temporada Alta es precisamente el mecenazgo privado, que ya se encuentra en el 28,6% y que está formado sobre todo por pequeñas y medianas empresas que aportan unos 3.500 euros de media. Cabe destacar que hemos ideado un sistema de mecenazgo excepcional y por esta razón somos invitados en muchas jornadas para explicar el modelo.
Estos datos hacen pensar que debe ser posible alcanzar a medio plazo la meta del 33%, aunque el actual sistema fiscal no favorece el mecenazgo. Mucho más difícil, ciertamente, será alcanzar el 33% de los ingresos por la venta de entradas. Teniendo en cuenta el aforo de los teatros de la ciudad y que la ocupación ya muestra valores superiores al 90%, la única opción sería encarecer los precios de las entradas, una medida que no se contempla por parte de la dirección.

La relación con las administraciones públicas

La implicación de las administraciones públicas, y especialmente del Ajuntament de Girona, ha sido decisiva para el desarrollo del Festival. El Ajuntament de Girona ha colaborado activamente desde los inicios mediante la inyección de recursos económicos, la cesión de equipamientos públicos para la exhibición, la aportación de una parte del personal y la adopción de un rol principal en la promoción y difusión. En cierto modo, si bien la dirección integral del Festival ha sido asumida por Bitò, el Ajuntament de Girona ha sido desde sus inicios un coorganizador. Las otras administraciones también participan de forma activa e importante: el Ajuntament de Salt (desde 1998), la Diputació de Girona (1999), la Generalitat de Catalunya (2003), la Unión Europea (2002) y el Ministerio de Cultura (2004).Uno de los grandes problemas para la organización del Festival es el retraso en la aportación de los fondos públicos. Bitò lo compensa con una gestión cuidadosa de los recursos propios, haciendo uso de la tesorería y, además, la financiación bancaria. Otra de las dificultades es la incertidumbre a la hora de cuantificar las aportaciones en el momento de configurar la programación y elaborar el presupuesto.La fiscalización presupuestaria de Temporada Alta la efectúan las instituciones públicas que nos co-financian. A estas instituciones les entregamos todas las facturas originales con sus comprobantes de pago y les facilitamos el balance económico de la empresa Bitò, obtenido de las auditorías que encarga cada año a empresas externas. Desde los inicios de Temporada Alta se han intervenido y fiscalizado las cuentas por parte del Ajuntament de Girona, y en el caso de las diferentes subvenciones europeas (Interreg o POCTEFA) también por parte de la Diputació de Girona, la Generalitat de Catalunya, el Ministerio de Cultura, el Ministerio de Hacienda y la Comunidad Europea. En todos los casos las cuentas se han considerado ajustadas y correctas. 
A partir de la edición de este año la subvención del Ajuntament de Girona y la de la Diputació de Girona se destinaran integra y exclusivamente a la parte del festival dedicada a producciones y coproducciones, programación internacional, creación contemporánea y compañías o artistas de Girona. La subvención del Ministerio de Cultura se dedicará integra y totalmente a la programación de espectáculos otras comunidades autónomas del Estado español, la de la comunidad Europea a la producción y programación de los proyectos que el programa indica y finalmente la de la Generalitat de Catalunya a la globalidad del Festival.

La gestión de las entradas y el tiqueting

El precio de las entradas oscila habitualmente entre los 2 € y los 38 €. La media de precio de las entradas se sitúa alrededor de los 15 €. Hay descuentos especiales para personas que adquieren un abono, menores de 25 años, colectivos en riesgo de exclusión social (Apropa Cultura), jubilados y parados, titulares del carné de bibliotecas, y socios y miembros del GEiEG, el Club TR3C y El Club de La Ciutat Invisible, entre otros.
Hay que tener en cuenta que el 10% del importe de las entradas corresponde al IVA y otro 10% a los derechos de autor. Con el resto cubrimos aproximadamente el 20% del coste del Festival.
Una empresa externa subcontratada gestionó el sistema de tiqueting hasta el año 2011. Desde entonces operamos con una empresa propia (101.019 SL), focalizada en la prestación de servicios técnicos, aunque también gestiona o ha gestionado el tiqueting de otros eventos como el Festival Ítaca, Portal Blau, el Festival de Música de Torroella, la gala de los premios Enderroc o el FIMAG.
El programa de venta de entradas pertenece a una empresa de Girona (Koobin) que nos permite asumir la autogestión del tiqueting con toda su complejidad: codificar los colectivos, programar las visibilidades, los contenidos, el número de entradas, las reservas, los precios, los descuentos, las comisiones, las zonas de precio, las promociones, el mapeo de los espacios, etcétera. Este sistema de tiqueting permite hacer el seguimiento diario de las ventas, resolver las incidencias en tiempo real y, en general, disfrutar de una autonomía y agilidad no disponibles con el tiqueting subcontratado.
Este nuevo programa nos ha permitido reducir costes, pero sobre todo poder elaborar bases de datos propias, hacer comunicaciones directas con los públicos y ofrecer propuestas segmentadas, obtener liquidaciones y volúmenes de asistencia en tiempo real, y finalmente ganar en agilidad a la hora de hacer promociones o duplicar funciones con rapidez en caso de necesidad. Hoy en día un festival innovador y de primera línea no puede seguir evolucionando sin un sistema de venta y una gestión de datos propios.
La gestión de las reservas puede suscitar un debate particular, sobre todo cuando las entradas a determinados espectáculos se agotan rápidamente. Las reservas son aquellas entradas que no se ponen a la venta en un primer momento por haber sido asignadas a prensa, profesionales, compañías, sponsors, colectivos con los que se ha llegado a un acuerdo o personas con dificultades de acceso al Festival por motivos económicos, pero que finalmente quedan libres porque sus beneficiarios no las han aprovechado. Es habitual, por ejemplo, que por contrato se deban reservar buenas localidades para la compañía en todas las funciones. Por lo tanto, una parte de las entradas quedan inicialmente bloqueadas debido a estos conceptos. Si los titulares finalmente no ocupan las localidades, estas se terminan poniendo a la venta. Puede que, durante el transcurso del Festival, pero sobre todo a última hora, se encuentren entradas disponibles para espectáculos que ya las tenían agotadas. En el balance de cierre se comunica el número de espectadores y las invitaciones de cada una de las funciones.
El mantenimiento de un sistema de tiqueting conlleva gastos: licencias, alquileres, mejoras, actualizaciones, lectoras térmicas, etc. El hecho de trabajar con el sistema de tiqueting actual ha permitido, como acreditan las auditorías, reducir a la mitad los costes de mantenimiento y financieros en relación con el anterior proveedor. Las comisiones por ventas se han rebajado del 3,5% al ​​2% y las comisiones al cliente final han quedado entre 0,5 € y 1 €, cuando con el anterior proveedor eran de entre 1,90 € y 3, 25 €.

La relación con Girona y sus compañías

Somos un festival con una clara proyección internacional, pero al mismo tiempo queremos ser un festival de referencia en nuestro país, un festival con un papel esencial de la autoría catalana y un motor de creación de artes escénicas en el ámbito local.
Desde la primera edición, en la que se exhibió Degustació del Talleret de Salt, hemos querido dar una importancia especial a los artistas de las comarcas de Girona. Procuramos ofrecer apoyo a sus tareas impulsando la producción y la programación de espectáculos. En algunas ocasiones se trata de producciones realizadas por profesionales mayoritariamente gerundenses. En otras ocasiones hay una presencia importante de artistas de nuestras comarcas. En las últimas ediciones hemos alcanzado una media de unos 20 a 25 espectáculos y actividades con participación de artistas locales.
Además, seguimos ampliando los espacios de exhibición con la voluntad de acercarnos más a los ciudadanos. Expandimos las representaciones más allá del Teatre de Girona, la Planeta, la Mercè, el Teatre de Salt y El Canal. Estamos presentes, por ejemplo, en las bibliotecas públicas de Girona, Cinema Truffaut, la Casa Pastors, la Casa de Cultura, las aulas de las escuelas e institutos , San Pere de Galligants, CaixaForum, la Iglésia de Sant Domènec y otros espacios del casco antiguo.
Finalmente, hay que destacar que desde hace algunos años hemos ido saliendo del territorio original de Girona y Salt para llegar a otros municipios como Bescanó, Celrà, San Gregori, Banyoles, Torroella de Montgrí, Palafrugell, Sant Feliu de Guíxols…

Los voluntarios

Tal y como hacen los grandes festivales europeos, y con la voluntad de ser permeables con el entorno y tener una relación diferente y sensible con la ciudadanía, disponemos de hasta 30 voluntarios y voluntarias en cada edición. Seguimos la línea de grandes festivales que han introducido la figura del voluntario para mejorar la proximidad con el público.
El objetivo es abrirse y dar una oportunidad a personas interesadas en los eventos culturales o la organización de espectáculos para que lo puedan vivir en primera persona. Cabe destacar que en las últimas ediciones hemos recibido un número de solicitudes muy superior a las que podemos asimilar y hemos tenido que realizar entrevistas para conocer perfiles y disponibilidades.
Bitò procura que la tarea de los voluntarios no ocupe ni sustituya ningún puesto de trabajo. Los 30 voluntarios y voluntarias no realizan en ningún caso funciones ejecutivas, sino de apoyo a tareas diversas de comunicación, producción y mecenazgo. Es más, Bitò dedica muchos esfuerzos a la coordinación y el seguimiento de su labor consciente de que su participación representa un valor añadido.
Desde el Festival ofrecemos la posibilidad a los voluntarios de:
• Vivir el Festival y conocer su funcionamiento interno.
• Estar en contacto con actores y directores.
• Estar al lado de otras personas con inquietudes similares.
• Conseguir experiencia en el mundo de los festivales culturales.
Además, organizamos de forma periódica sesiones de formación para explicar a voluntarios y voluntarias el funcionamiento de las diversas facetas del Festival: la programación artística, el tiqueting, la producción, la comunicación o el mecenazgo. Un proceso formativo en el que se implican todas las áreas de Bitò. También se incluye un seminario para la gestión de público impartido por una experta que ofrece herramientas basadas en técnicas teatrales que pueden ser útiles a la hora de atender al público y trabajar la empatía, la improvisación, el autocontrol, la resolución de conflictos…

 

Bitò

Bitò es una entidad mercantil privada nacida en 1991 que tiene por objeto la gestión, creación, producción y distribución de productos culturales, especialmente relacionados con las artes escénicas. Es una de las productoras más grandes del Estado y tiene una plantilla fija a plena dedicación de 266 personas, pero según el Festival o las producciones puede llegar a tener más de 100 personas contratadas.
Conscientes de la trascendencia social de Temporada Alta, las cuentas anuales de Bitò son auditadas más allá de los estrictos controles internos. Esta es una práctica que Bitò lleva a cabo desde 2009, a pesar de no tener la obligación de hacerlo en ese momento. Como es natural, la aportación de fondos públicos exige el máximo control económico, financiero y legal, con más intensidad si cabe que la exigible por normativa. Es por esta razón que se auditan de forma específica todos los proyectos de la compañía que tengan aportación de fondos públicos.
Además del Festival, estas son algunas de las principales actividades que ha llevado o lleva a cabo Bitò:
• Ha producido más de 80 espectáculos y unas 3.300 funciones, con más de 1,7 millones de espectadores. Algunas producciones destacables: La reina de Bellesa de Leenane; A little night music; La Plaça del Diamant; Primer Amor; Copenhaguen; El dubte; Toc-toc; El Crèdit; Conillet; El preu, Les noies de Mossbank Road
• De 1992 a 2013, gestión, dirección y producción de campañas de teatro escolar.
• Organización, producción o gestión de otros festivales: Porta Ferrada 2013, FIMAG 2015, Festival Antiqua, Obra Social la Caixa.
• Programación y gestión de teatros municipales (Teatre de Salt, Teatre de Blanes y Teatre de Lloret).
• Producciones ejecutivas para el Festival de Peralada, TNC, Festival Grec y otros.
• Organización y gestión de giras de espectáculos de otras compañías o teatros públicos (Teatro Español de Madrid, TNC, Teatre Lliure, Companyia Flotats, Sergi López, etcétera).
• Producción de giras para la Obra Social de La Caixa (Té amb menta, conferencias y talleres en Caixa Fòrums, además del Festival Antiqua citado anteriormente).